Sebutkan dan Jelaskan Fungsi Kantor! ~ sekolahmuonline.com

Sebutkan dan Jelaskan Fungsi Kantor! ~ sekolahmuonline.com. Pembaca Sekolahmuonline, kembali Sekolahmuonline sajikan untuk Anda semuanya contoh soal Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis untuk SMK/MAK Kelas X. Kali ini Sekolahmuonline akan membahas tentang Fungsi Kantor. Pembahasan tentang Fungsi Kantor ini merupakan bagian dari materi yang ada pada Bab I Konsep Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis.

Fungsi Kantor

Pada postingan sebelumnya Sekolahmuonline telah membahas tentang Pengertian Kantor dikaji dari sisi pelajaran Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis. Apa itu kantor? Definisi kantor itu apa? Bagi Anda yang belum membacanya, agar "nyambung" silakan lihat postingan Sekolahmuonline tentang pembahasan:

• Pengertian Kantor

Fungsi Kantor

Nah, setelah tahu pengertian kantor, sekarang kita akan membahas tentang Fungsi Kantor. Apa fungsi kantor itu? Seperti apa penjelasanya? Silakan temukan jawabannya pada uraian di bwah ini.

Sebagai sebuah sistem dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan, kantor berperan penting dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Oleh karena itu, peranan kantor dalam layanan bisnis sangat penting guna mencapai tujuan untuk menyelenggarakan kegiatan pelayanan setiap harinya. 

Fungsi kantor menurut Sumathy, dkk. (2011) dibedakan menjadi fungsi rutin atau fungsi pokok, dan fungsi penunjang atau fungsi administratif.

Sedangkan Balachandran dan Chandrasekaran (2009) membedakan fungsi kantor ke dalam fungsi pokok dan fungsi tambahan.

Dari kedua pendapat tersebut, maka fungsi kantor dapat dibedakan menjadi dua yaitu fungsi utama dan fungsi pendukung.

a. Fungsi Utama Kantor

Fungsi utama kantor menurut Rao (2000) adalah sebagai berikut.

1) Menerima Informasi

Informasi yang diterima berasal dari dua sumber yakni sumber internal dan eksternal. Sumber internal diperoleh dari unitunit kerja yang ada di dalam organisasi (kantor), sedangkan sumber informasi eksternal diterima dari luar organisasi seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, investor dan perusahaan lain. Informasi yang diterima dapat berupa dalam berbagai bentuk seperti surat, laporan, pesan telepon, facsimile, e-mail, surat kabar, dan perundangan yang berlaku.

2) Merekam informasi

Informasi dari berbagai sumber dan dalam berbagai bentuk diterima, maka fungsi selanjutnya adalah merekam informasi. Langkah pertama merekam informasi adalah menyortir informasi ke dalam kategori atau kelompok tertentu. Contohnya, informasi mengenai pesanan dicatat secara manual maupun elektronik ke dalam bagian pesanan. Informasi mengenai urusan keuangan dicatat dalam bagian keuangan dan lain sebaginya.

Pencatatan dilakukan secara otomatisasi melalui sistem komputer yang memudahkan pegawai dalam mengidentifikasi dan mencari informasi dengan cepat. Rekaman informasi harus dijamin ketersediaannya, sehingga akan memudahkan dalam pencarian untuk memenuhi data yang dibutuhkan.

3) Mengolah informasi

Untuk menjadi sebuah informasi yang siap digunakan, data/informasi harus dilakukan proses pengolahan terlebih dahulu. Untuk itu perusahaan/kantor perlu melibatkan staf terlatih dan terdidik atau sistem yang handal dalam mengolah data tersebut secara sistematis. Hasil pengolahan informasi dapat berupa laporan keuangan, laporan statistik, laporan biaya dan jenis laporan lain yang berkaitan dengan jenis usaha yang dijalankan.

4) Mendistribusikan Informasi

Informasi yang telah diolah dan telah menjadi informasi yang siap digunakan, selanjutnya akan didistribusikan kepada pihakpihak yang membutuhkan. Pendistribusian informasmenggunakan dapat dilakukan menggunakan komunikasi baik secara lisan atau tulis. Pada proses pendistribusian perlu diperhatikan waktu pendistribusian, agar informasi tidak menjadi kadaluarsa atau expired.

b. Fungsi pendukung

Pada prinsipnya fungsi pendukung kantor merupakan aktivitas kantor yang memfasilitasi kinerja fungsi utama kantor. Fungsi pendukung kantor menurut Rasto (2015) memaparkan sebagai berikut.

1) Melaksanakan fungsi manajemen

Setiap pekerjaan selalu dilakukan dengan merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi. Hal ini dilakukan agar pencapaian tujuan kegiatan tersebut akan berjalan dengan baik. Berhasil tidaknya sebuah kegiatan akan selalu dilakukan evaluasi, sehingga pelaksananaan kegiatan berikutnya akan menjadi lebih efektif dan efisien. 

2) Merancang sistem dan prosedur kantor

Sebuah sistem merupakan kelompok bagian yang saling terkait bergantung satu dengan yang lain dalam operasinya secara berurutan berdasarkan rencana yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Prosedur adalah serangkaian langkah untuk melakukan tugas sesuai dengan sistem yang ditentukan. Setiap sistem harus dipecah menjadi beberapa bagian untuk menentukan prosedur tertentu. Dalam setiap prosedur yang dibuat selalu memperhatikan sarana dan prasana yang dibutuhkan. 

3) Mengendalikan formulir kantor

Formulir merupakan sarana penting dalam mencapai kinerja kantor lebih sistematis dan cepat. Kantor modern menggunakan sistem formulir dengan menekan dokumen manual atau menggunakan aplikasi formulir.

Formulir merupakan catatan standar yang digunakan untuk mengumpulkan data/informasi untuk tujuan referensi. Sebuah formulir dirancang dengan baik atas dasar kebutuhan perusahaan/organisasi, agar data/informasi memberi manfaat yang maksimal.

4) Mengendalikan karyawan kantor

Karyawan kantor merupakan bagian dari proses manajemen secara umum. Namun, dalam mencapai efisiensi kantor, karyawan harus dipilih, dilatih dan ditugaskan melalui penilaian yang tepat. Oleh karena itu, evaluasi terhadap karyawan harus selalu dilakukan setiap waktu untuk mencapai kinerja puncak. 

5) Menjamin ketersediaan alat tulis kantor

Alat tulis kantor merupakan sarana penting dalam pekerjaan kantor, untuk itu kantor harus mampu mengendalikan ketersediaan alat tulis. Upaya yang dilakukan dalam pengendalian ATK melalui prosedur pembelian, penggunaan, pengeluaran barang, dan penyimpanannya.

6) Menjamin ketersediaan peralatan, furniture dan mesin kantor

Kantor memiliki tugas penunjang dalam menjamin ketersediaan peralatan, furniture dan mesin kantor yang memadai. Hal ini berarti kebutuhan akan peralatan, furniture dan mesin kantor merupakan kebutuhan yang benar-benar sesuai dengan pekerjaan kantor.

7) Menjamin keamanan aset

Aset merupakan harta yang dimiliki oleh perusahaan/organisasi. Aset dapat berupa aset bergerak dan aset tidak bergerak. Kantor harus menjamin keamanan aset tersebut dari kehilangan, kerusakan akibat pencurian, kebakaran, karena dapat berpengaruh terhadap produktivitas karyawan.

8) Melaksanakan hubungan masyarakat

Hubungan masyarakat oleh sebuah perusahaan atau kantor merupakan hubungan yang bertujuan untuk:

a) memperoleh informasi mengenai perubahan opini publik;

b) mengomunikasikan kebijakan, tujuan dan sasaran organisasi kepada publik; dan

c) mengantisipasi reaksi dari publik terkait tindakan organisasi.

Dengan demikian kantor akan mampu meningkatkan citra organisasi dimata publik.

Demikian postingan Sekolahmuonline yang menyajikan pembahasan tentang Fungsi Kantor. Semoga bermanfaat. Menambah wawasan siapa saja yang membaca postingan Sekolahmuonline ini, khususnya yang sedang mempelajari Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis di kelas X SMK/MAK Bab I Konsep Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis. Silakan baca-baca postingan Sekolahmuonline yang lainnya.